Hoe en waarom Algemene Voorwaarden
- Het werken met algemene voorwaarden heeft als groot voordeel dat het duidelijkheid schept voor uw klanten.
- Door één keer goed na te denken over zaken als garantietermijnen, betalingstermijnen en -condities en aansprakelijkheid bepaalt u zelf onder welke voorwaarden u contracten wilt sluiten en hoeft u hierover niet steeds te onderhandelen.
- Ook helpen algemene voorwaarden bij het voorkómen van conflicten. Er is immers duidelijkheid over de wederzijdse rechten en verplichtingen.
- U kunt bij uw brancheorganisatie navragen welke algemene voorwaarden u in uw branche kunt hanteren.
- Een andere methode is om de door KvK beschikbaar gestelde algemene voorwaarden aan te passen naar uw eigen situatie. De algemene voorwaarden van KvK vindt u via KvK.nl
- Het is belangrijk de voorwaarden inhoudelijk te laten toetsen door een juridisch adviseur of een advocaat.
- De juiste manier en het juiste moment van inzetten van uw algemene voorwaarden zijn zeer belangrijk.
- U bent verplicht uw klant een redelijke mogelijkheid te bieden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen.
- U doet dat door de algemene voorwaarden voor het sluiten van de overeenkomst te verstrekken.
- Uw klant moet vervolgens instemmen met de voorwaarden (stilzwijgend instemmen is voldoende).
Wat kunt u doen?
- Wij adviseren dringend uw algemene voorwaarden op de achterzijde van de offerte en het contract afdrukken. Het is niet voldoende (immers te laat) als u ze alleen op de factuur vermeldt of samen met de factuur opstuurt.
- Uw algemene voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst overhandigen.
- Uw algemene voorwaarden vooraf toezenden.
- De klant/opdrachtgever laten tekenen bij de opdrachtbevestiging.
- U kunt de leveringsvoorwaarden deponeren bij de Kamer van Koophandel. Het enkel deponeren is echter niet voldoende om uw klant er kennis van te laten nemen!
Per 1 juli 2010 mogen algemene voorwaarden ook elektronisch verstrekt worden, als ze kunnen worden opgeslagen. Is de overeenkomst niet langs elektronische weg tot stand gekomen, dan is instemming van de consument vereist voor het elektronisch ter beschikking stellen van de algemene voorwaarden (zie verderop).
Wat moet ik in de Algemene Voorwaarden opnemen?
De algemene voorwaarden die u opstelt horen aan te sluiten bij de feitelijke gang van zaken binnen uw bedrijf en/of uw branche.
Zaken die in de Algemene Voorwaarden opgenomen kunnen worden zijn:
- Offerte (vrijblijvend of niet, termijn voor aanvaarding)
- Transport (wie betaalt transport, verzekering, invoerrechten)
- Levertijd (overmacht)
- Betaling (betalingstermijn, incassokosten, rente)
- Eigendomsvoorbehoud (eigendom gaat pas over na betaling)
- Garantie (zo ja, onder welke voorwaarden)
- Afwikkeling van geschillen (rechter of arbitrage)
- Aansprakelijkheid (beperking, hoogte schadevergoeding)
Redelijkheid van de voorwaarden
- In het Burgerlijk Wetboek is een lijst met onredelijk bezwarende voorwaarden opgenomen. Dit is de “zwarte lijst”. Op deze lijst staat bijvoorbeeld dat de ondernemer niet kan bedingen dat de bevoegdheid van de consument tot ontbinding van een overeenkomst beperkt of uitgesloten wordt. Ook is in het Burgerlijk Wetboek een “grijze lijst ” opgenomen, waarin de voorwaarden zijn vermeld waarvan vermoed wordt dat ze onredelijk bezwarend zijn. Op deze lijst staat bijvoorbeeld dat de ondernemer geen ongewoon lange of onduidelijke termijn voor nakoming mag bedingen. De bedingen moeten duidelijk en begrijpelijk zijn geformuleerd. Bij twijfel over de betekenis van een beding, geldt de voor de consument meest gunstige uitleg.
- Als in een consumenten-koopovereenkomst een beding wordt gehanteerd van de zwarte of de grijze lijst, kan de men dit beding vernietigen door middel van het sturen van een brief naar de ondernemer. Blijft deze het beding toepassen, dan kan de consument naar de rechter of eventueel naar een geschillencommissie stappen. De rechter kan ambtshalve toetsen of een beding onredelijk bezwarend is. De ondernemer zal in het geval van een beding van de grijze lijst moeten aantonen dat het beding redelijk was. Een beding van de zwarte lijst is altijd ontoelaatbaar. Ook bedingen die niet op de zwarte of grijze lijst voorkomen kunnen vernietigd worden als deze onredelijk bezwarend zijn voor de consument.
Gaat u algemene voorwaarden opstellen of wilt u ze laten screenen? Neem contact op met ons!
Algemene Voorwaarden deponeren
Hoe deponeert u uw Algemene voorwaarden?
Wanneer u de Algemene Voorwaarden heeft opgesteld en deze (eventueel) heeft laten screenen door Univé Rechtshulp, kunt u uw Algemene Voorwaarden deponeren bij de Kamer van Koophandel of de Griffier van de rechtbank.
Deponeren is niet verplicht maar heeft wel voordelen.
Het voordeel is dat u sterker staat in het geval van een conflict. Dat uw Algemene Voorwaarden zijn gedeponeerd is namelijk ook een bewijs dat u tussentijds niets in de tekst van de Algemene Voorwaarden heeft gewijzigd.
Aan het deponeren van de Algemene Voorwaarden bij de Kamer van Koophandel zijn kosten verbonden. U moet voor uzelf afwegen of de kosten opwegen tegen de voordelen.
Let op:
Het enkel deponeren is niet voldoende om de klant kennis te laten nemen van de Algemene voorwaarden.
Zie hiervoor bij “Hoe en waarom Algemene Voorwaarden”.
Online verstrekken Algemene Voorwaarden
Een op 1 juli 2010 in werking getreden wetswijziging moet het voor het bedrijfsleven eenvoudiger maken om hun algemene voorwaarden per e-mail of via het internet aan klanten ter beschikking te stellen. De verruiming zit vooral in het feit dat elektronische terhandstelling ook mag indien de overeenkomst waarop zij van toepassing wordt verklaard niet per telefoon, e-mail of internet is gesloten. Echt eenvoudig is het nog niet; de gebruiker moet namelijk wel eerst de “uitdrukkelijke instemming” van zijn klant zien te krijgen.
Elektronisch “ter hand stellen” van algemene voorwaarden
Per 1 juli 2010 kunnen bij alle overeenkomsten de daarop van toepassing verklaarde algemene voorwaarden elektronisch ter hand worden gesteld. Er zit hierbij echter nog wel een addertje onder het gras. Het elektronisch ter beschikking stellen van algemene voorwaarden kan alleen als de andere partij daar zijn uitdrukkelijke instemming voor heeft gegeven. Dat lijkt onhandig, omdat het suggereert dat men eerst moet vragen of het e-mailen van de algemene voorwaarden akkoord is, en pas daarna de voorwaarden daadwerkelijk kunnen worden opgestuurd. De wetgever lijkt echter een minder strenge eis te stellen: het gaat er om dat de andere partij uitdrukkelijk moet zijn gewezen op de elektronische toezending, zodat hij daar bezwaar tegen kan maken.
Algemene voorwaarden kunnen dus rechtsgeldig per e-mail of internet worden toegestuurd, maar alleen indien vooraf de goede bewoordingen worden gebruikt.
Is een ZZP-er verplicht om Algemene Voorwaarden te hanteren?
Dat bent u niet verplicht. Het is wel handig. Ze geven u zekerheid, want u heeft de wederzijdse rechten en plichten vastgelegd.
Voor de toepasselijkheid van de Algemene Voorwaarden dient u deze wel voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst ter hand te stellen van uw klant. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door de Algemene Voorwaarden op de achterzijde van uw offerte af te drukken.
Heel wat kleinere ondernemingen werken zonder Algemene Voorwaarden. Met name ZZP-ers en freelancers. Dit terwijl zij juist kwetsbaar en afhankelijk zijn van bepaalde inkomstenbronnen en leveringen. Wanneer u een geschil krijgt met een afnemer staat u wettelijk gezien niet sterk wanneer u geen Algemene Voorwaarden heeft of wanneer deze niet op orde zijn.
De Algemene Voorwaarden kunnen u (binnen redelijke grenzen) ook helpen bij het beperken van uw aansprakelijkheid. Het is zodoende voor iedereen die een eigen bedrijf heeft, verstandig om Algemene Voorwaarden op te stellen en te hanteren.
Voorbeelden Algemene Voorwaarden
Checklist offerte
Denk bij de opbouw van een offerte aan de onderstaande items:
- Inleiding/aanleiding
- Doelstelling; is de doelstelling duidelijk weergegeven?
- Uitgangspunten; zijn de uitgangspunten duidelijk omschreven?
- Voorstel, eventueel met meerdere onderwerpen zoals:
- Prijsstelling
- Betalingscondities
- Algemene Leveringsvoorwaarden
- Specifieke informatie voor de klant: bijv. wettelijke eisen en subsidiemogelijkheden
- Afsluiting
- Bijlagen
- Opdrachtbevestiging