Belangrijke tips voor ondernemers die met betalingen op rekening werken
- Werk met algemene voorwaarden. In de algemene voorwaarden kunt u uw betalingsvoorwaarden opnemen. U geeft daarin bijvoorbeeld aan wat de betalingstermijn is en welke kosten de debiteur moet betalen als hij niet op tijd betaalt. Denk hier aan incassokosten en (handels)rente. Leveringsvoorwaarden moeten voor het aangaan van de overeenkomst bekend zijn. Wij adviseren om de algemene voorwaarden voor of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst aan de andere partij te overhandigen.
- Zorg er voor dat wat u in rekening brengt, wordt herkend door de klant. Factureer volgens uw eigen offerte
- Check de debiteur vóór levering
- Houd een debiteurenlijst bij en check deze elke week
- Stuur na het afronden van een klus direct een rekening
- Zorg er voor dat deze rekening op tijd wordt betaald. Stuur de debiteur zo nodig tijdig een herinnering en later een ingebrekestelling.
- Dek het risico dat debiteuren niet betalen af met een kredietverzekering
- Schakel een advocaat, incassobureau of deurwaarder in als een debiteur nalaat te betalen.
NB: Als u de incassomodule hebt meeverzekerd: schakel Univé Rechtshulp in.
Bron: Kamer van koophandel
Zakelijke klant betaalt niet op tijd
Als een klant niet binnen de betalingstermijn betaalt, begint u met het versturen van een betalingsherinnering. U stuurt uw debiteur een brief, waarin u verzoekt het verschuldigde factuurbedrag binnen zeven dagen te betalen. Betaalt uw klant nog steeds niet, dan stuurt u een aanmaning.
Heeft ook deze aanmaning geen effect, dan adviseren wij u de zaak ter incasso uit handen te geven. Wanneer u de incassomodule hebt meeverzekerd kunt u de zaak ter incasso aan Univé Rechtshulp uit handen geven.
Een alternatief voor de incassoprocedure is het treffen van een betalingsregeling.
Een betalingsregeling
Het kan zijn dat uw klant tijdelijk niet kan betalen. Wanneer uw klant zelf aangeeft dat hij graag wil betalen, maar op dit moment over onvoldoende middelen beschikt, kunt u hem een betalingsregeling voorstellen. Gaat uw klant hiermee akkoord, dan bevestigt u hem schriftelijk de afgesproken betalingsregeling.
Voor meer informatie zie:
Ik wil een debiteur een betalingsherinnering of aanmaning sturen
Wij raden u aan om een goed contact te blijven onderhouden met uw relaties. Als een factuur niet voor de vervaldatum wordt betaald, begin dan met het sturen van een betalingsherinnering. U kunt eventueel ook telefonisch contact opnemen met uw klant.
Als uw klant niet op tijd betaalt, stuur een betalingsherinnering.
U kunt hiervoor onze voorbeeldbrief gebruiken.
Stuur uw klant 1x een herinnering tot betalen, en geef aan dat u de betaling graag binnen 7 dagen alsnog ontvangt.
Heeft uw klant 7 dagen na de betalingsherinnering niet betaald? Stuur dan een aanmaning.
Een aanmaning is dwingender van toon dan een betalingsherinnering. U biedt in een aanmaning uw relatie de laatste betaalmogelijkheid voordat u ook incassokosten en wettelijke rente in rekening brengt. Eigenlijk waarschuwt u uw relatie voor de gevolgen als hij niet op tijd betaalt. De aanmaning moet aan een aantal eisen voldoen, als u de vordering later uit handen wilt geven voor incasso:
U stuurt uw klant een aangetekende brief (aanmaning) met daarin
- Het verzoek binnen 15 dagen na bezorging van de brief te betalen
- De melding dat u de vordering uit handen geeft als de klant niet betaalt binnen 15 dagen na bezorging van de brief en vanaf dat moment ook kosten en rente in rekening brengt
- De expliciete vermelding van het bedrag van de incassokosten. (U kunt deze kosten berekenen op de website www.incassokostenberekenen.nl.)
- Als u BTW-plichtig bent dan rekent u géén BTW over de incassokosten, bent u niet BTW-plichtig, dan rekent u wél BTW over de incassokosten
- Als u in uw voorwaarden niets heeft opgenomen over rente, dan geldt de wettelijke rente. Anders geldt de rente zoals u die in uw voorwaarden hebt opgenomen. De wettelijke rente gaat lopen vanaf het moment dat de klant in verzuim is. Dit is de dag dat de termijn van 15 dagen uit de aanmaning afloopt.
Mag ik nog andere kosten in rekening brengen bij mijn klant?
Naast incassokosten en (wettelijke) rente mag u geen extra bedragen rekenen. (Bijvoorbeeld administratiekosten en dergelijke). Deze kosten vallen binnen het bedrag dat u rekent voor het bedrag aan incassokosten.
Voorbeeld Betalingsherinnering
Wilt u een Betalingsherinnering versturen? Gebruik hiervoor onze voorbeeldbrief.
Voorbeeldbrief Aanmaning
Wilt u een Aanmaning versturen? Gebruik hiervoor onze voorbeeldbrief.
Checklist factuur
- Datum van de factuur.*
- Nummer van de factuur. Facturen nummert u doorlopend. Starters kunnen overwegen om te beginnen met een hoog nummer om zich niet in de kaart te laten kijken. Factuurnummer 0001 maakt geen ervaren indruk. Als u veel facturen verstuurt, is het handig om te beginnen met het jaartal en daarna een volgnummer. De dertigste factuur in 2016 krijgt dan nummer 16.030.*
- Uw eigen naam en adres.*
- Naam en adres van de klant.*
- Duidelijke omschrijving van de verrichte dienst waaruit onder meer blijkt of de dienst btw-plichtig is. Vermeld dus bijvoorbeeld expliciet dat het om journalistieke werkzaamheden of om kunst gaat.*
- Datum waarop u de dienst hebt verricht.*
- Honorarium.*
- Onkosten.*
- Totale prijs zonder btw.*
- Btw-percentage (indien van toepassing).*
- Bedrag van de btw (indien van toepassing).*
- Totale prijs inclusief btw (indien van toepassing).*
- Uw zakelijke giro- of bankrekening.*
- De afgesproken betalingstermijn.*
- Leveringsvoorwaarden en de plaats waar die gedeponeerd zijn (indien van toepassing).* N.B.
- Inschrijvingsnummer Kamer van Koophandel en btw-aansluitingsnummer (indien van toepassing).*
*Is een verplicht element
N.B. Leveringsvoorwaarden moeten voor het aangaan van de overeenkomst bekend zijn.
Per 1 juli 2010 mogen algemene voorwaarden ook elektronisch verstrekt worden, als ze kunnen worden opgeslagen. Is de overeenkomst niet langs elektronische weg tot stand gekomen, dan is instemming van de consument vereist voor het elektronisch ter beschikking stellen van de algemene voorwaarden.