Tips voor werken met algemene voorwaarden

Is het verplicht om algemene voorwaarden te hebben?

Nee, het is niet wettelijk verplicht om algemene voorwaarden te hebben. Maar werken met algemene voorwaarden heeft wel voordelen. Je legt er afspraken in vast die vaker terugkomen. Denk aan afspraken over betaling, levering, annulering, garantie en aansprakelijkheid. Zo weet je klant waar die aan toe is. En jij voorkomt dat je bij elke opdracht opnieuw over dezelfde onderwerpen moet onderhandelen.

Wat moet ik in mijn algemene voorwaarden zetten?

In je algemene voorwaarden zet je standaard afspraken. Die afspraken gelden dan voor elke opdracht, voor jou en je klant of opdrachtgever. Je algemene voorwaarden moeten passen bij wat je met je bedrijf doet. Zo heeft een webshop andere voorwaarden dan een aannemer. Sommige regels staan in bijna alle algemene voorwaarden:

Niet alle afspraken zijn algemene voorwaarden. De belangrijkste afspraken die je met de andere partij maakt noemen we kernbedingen. Die zet je in de offerte of overeenkomst zelf. Dat zijn afspraken die de kern van de prestatie aangeven. Bijvoorbeeld welk product of dienst je levert, wat de prijs is en hoeveel je levert.

Algemene voorwaarden bij een overeenkomst met consumenten

Consumenten hebben meer bescherming dan bedrijven. Sluit je een overeenkomst met een consument? Dan moet je rekening houden met strengere regels. Veel consumentenrecht is namelijk dwingend recht. Daar mag je niet zomaar van afwijken in je algemene voorwaarden. Beperk je toch rechten van consumenten? Dan kan dat grote gevolgen hebben. Een beding kan vernietigbaar zijn of buiten toepassing blijven.

Zwarte lijst en grijze lijst

Je moet ook rekening houden met de zwarte lijst en de grijze lijst. Deze staan in de wet.

Ook als een bepaling niet op de zwarte of grijze lijst staat, kan het onredelijk zijn. Bij consumenten moet de rechter ook zelf beoordelen of een beding oneerlijk is. De rechter kijkt dan natuurlijk naar de inhoud van de overeenkomst. Maar ook de belangen van beide partijen en de omstandigheden van het geval spelen mee.

Hoe verklaar ik mijn algemene voorwaarden van toepassing?

Je moet vóór of bij het sluiten van de overeenkomst duidelijk maken dat je algemene voorwaarden gelden. Je klant moet dat ook aanvaarden. Dat kan bijvoorbeeld doordat de klant een offerte ondertekent waarin duidelijk staat dat jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn.

Zet de verwijzing daarom duidelijk in je offerte, opdrachtbevestiging of bestelproces. Een zin als deze kan helpen: “Op deze offerte zijn onze algemene voorwaarden van toepassing.” Daarna stuur je ze op de goede manier mee.

Verwijs je pas later naar je algemene voorwaarden, bijvoorbeeld voor het eerst op de factuur? Dan ben je meestal te laat. De overeenkomst is dan vaak al gesloten.

De andere partij wil hun algemene voorwaarden gebruiken, maar ik de mijne. Wat nu?

Soms verwijzen beide partijen naar hun eigen algemene voorwaarden. Jij verwijst bijvoorbeeld naar je verkoopvoorwaarden. De klant verwijst in zijn reactie naar zijn inkoopvoorwaarden. Dit heet ook wel de “battle of forms”.

In de wet staat daarvoor een hoofdregel. Verwijst de eerste partij naar de eigen voorwaarden? Dan is het uitgangspunt dat die voorwaarden gelden. Verwijst de tweede partij daarna naar andere voorwaarden? Dan gelden die tweede voorwaarden alleen als de tweede partij de eerste voorwaarden duidelijk van de hand wijst.

Zeg je alleen dat jouw eigen voorwaarden gelden? Dat is meestal niet genoeg. Zet je in je algemene voorwaarden dat je de voorwaarden van de ander afwijst? Ook dat is niet genoeg. Je moet dat duidelijk afwijzen in de communicatie over de overeenkomst. Bijvoorbeeld in je offerte, opdrachtbevestiging of reactie op de inkooporder.

Een duidelijke zin kan zijn: “Wij wijzen uw algemene voorwaarden uitdrukkelijk van de hand. Alleen onze algemene voorwaarden zijn van toepassing.”

Ter hand stellen van de algemene voorwaarden, hoe zit dat?

In de wet staat dat je je algemene voorwaarden “ter hand moet stellen”. Dat betekent dat je de klant een redelijke mogelijkheid geeft om de algemene voorwaarden te lezen. In de praktijk betekent het dat je de voorwaarden aan je klant geeft. Het liefst vóór, maar op z’n laatst bij het sluiten van de overeenkomst. Hoe je dat precies doet, ligt aan hoe je de overeenkomst sluit:

Is je overeenkomst schriftelijk? Dan geef je de voorwaarden ook schriftelijk

Je kunt de voorwaarden bijvoorbeeld in de brief als bijlage meesturen met je offerte. Of je geeft de voorwaarden fysiek aan je klant. Je kan ze ook op de achterkant van je offerte of contract zetten. Zorg er wel voor dat ze goed leesbaar zijn.

Wil je de voorwaarden toch digitaal versturen, ook al sluit je de overeenkomst schriftelijk? Zorg er dan voor dat je duidelijke instemming hebt van de andere partij. Je moet kunnen aantonen dat je klant akkoord gaat met een digitale versie.

Is je overeenkomst elektronisch? Dan geef je de voorwaarden ook elektronisch

Je kunt je voorwaarden digitaal aan je klant geven. Bijvoorbeeld in een pdf-bestand als bijlage in je e-mail. Of een duidelijke link in het bestelproces.

Je klant moet in beide gevallen de voorwaarden kunnen opslaan en later opnieuw kunnen bekijken. Een praktisch voorbeeld is de pdf die de klant kan downloaden of opslaan.

Dienstverleners hebben andere regels

Ben jij dienstverlener? Dan kan je de algemene voorwaarden beschikbaar stellen via een duidelijk meegedeeld elektronisch adres. Bijvoorbeeld met een directe hyperlink naar een pagina op de website waar de algemene voorwaarden staan.

Ook dan geldt: de voorwaarden moeten gemakkelijk toegankelijk zijn. Geef dus een duidelijke link naar de voorwaarden zelf. Niet alleen een link naar de homepage. Zorg er ook voor dat de klant de voorwaarden kan opslaan, bijvoorbeeld als pdf.

Moet ik mijn algemene voorwaarden ook deponeren?

Deponeren is niet verplicht maar heeft wel voordelen. Deponeren betekent dat je jouw algemene voorwaarden officieel indient en laat bewaren bij een externe instantie. Dan kan bij de Kamer van Koophandel of de griffier van de rechtbank. Daardoor kan je bijvoorbeeld sterker staan als je een conflict hebt. Je kan dan namelijk aantonen dat je in de tussentijd niks hebt veranderd aan de tekst van jouw voorwaarden.

“De algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de KvK en worden op verzoek toegestuurd"
Veel ondernemers zetten dit op de offerte en facturen. En bieden dan de algemene voorwaarden niet op de juiste manier aan. Dit is in de meeste gevallen niet genoeg. Je loopt dan het risico dat de rechter de algemene voorwaarden alsnog vernietigt.  

Juridisch advies nodig?

Twijfel je over je bepalingen in de algemene voorwaarden? Of heb je vragen over welke regel wel of niet voor jou geldt?

Heb je een zakelijke rechtsbijstandverzekering van Univé en wil je jouw algemene voorwaarden laten controleren? Je kunt eenvoudig je zaak melden. We kijken graag met je mee.

Hieronder vind je voorbeelden van algemene voorwaarden. Klik erop om naar het bestand te gaan.