9 januari 2024
Tips voor werken met algemene voorwaarden
Werken met algemene voorwaarden heeft allerlei voordelen. Zo helpt het bij het voorkomen van conflicten met klanten. Onze juristen geven tips voor het opstellen van jouw algemene voorwaarden.
Waarom werken met algemene voorwaarden?
Algemene voorwaarden gebruiken heeft een paar grote voordelen:
Het geeft je klanten meer duidelijkheid.
Door één keer goed na te denken over zaken als garantietermijnen, betalingstermijnen en -condities en aansprakelijkheid bepaal je zelf onder welke voorwaarden je contracten wilt sluiten en hoef je hierover niet steeds te onderhandelen.
Ook helpen algemene voorwaarden bij het voorkomen van conflicten. Er is namelijk duidelijkheid over de wederzijdse rechten en verplichtingen.
Wat moet ik in de algemene voorwaarden opnemen?
De algemene voorwaarden die je opstelt, horen aan te sluiten bij de feitelijke gang van zaken binnen jouw bedrijf en/of je branche. Zaken die in de algemene voorwaarden opgenomen kunnen worden zijn:
Offerte (vrijblijvend of niet, termijn voor aanvaarding)
Transport (wie betaalt transport, verzekering, invoerrechten)
Levertijd (overmacht)
Betaling (betalingstermijn, incassokosten, rente)
Eigendomsvoorbehoud (eigendom gaat pas over na betaling)
Garantie (zo ja, onder welke voorwaarden)
Afwikkeling van geschillen (rechter of arbitrage)
Aansprakelijkheid (beperking, hoogte schadevergoeding)
Redelijkheid van de voorwaarden
In het Burgerlijk Wetboek is een lijst met onredelijk bezwarende voorwaarden opgenomen. Dit is de “zwarte lijst'. Op deze lijst staat bijvoorbeeld dat de ondernemer niet kan bedingen dat de bevoegdheid van de consument tot ontbinding van een overeenkomst beperkt of uitgesloten wordt.
Ook is in het Burgerlijk Wetboek een “grijze lijst ” opgenomen, waarin de voorwaarden zijn vermeld waarvan vermoed wordt dat ze onredelijk bezwarend zijn. Op deze lijst staat bijvoorbeeld dat de ondernemer geen ongewoon lange of onduidelijke termijn voor nakoming mag bedingen. De bedingen moeten duidelijk en begrijpelijk zijn geformuleerd. Bij twijfel over de betekenis van een beding, geldt de voor de consument meest gunstige uitleg.
Als in een consumenten-koopovereenkomst een beding wordt gehanteerd van de zwarte of de grijze lijst, kan men dit beding vernietigen door middel van het sturen van een brief naar de ondernemer. Blijft deze het beding toepassen, dan kan de consument naar de rechter of eventueel naar een geschillencommissie stappen.
De rechter kan ambtshalve toetsen of een beding onredelijk bezwarend is. De ondernemer zal in het geval van een beding van de grijze lijst moeten aantonen dat het beding redelijk was. Een beding van de zwarte lijst is altijd ontoelaatbaar. Ook bedingen die niet op de zwarte of grijze lijst voorkomen kunnen vernietigd worden als deze onredelijk bezwarend zijn voor de consument.
Algemene voorwaarden deponeren
Wanneer je de algemene voorwaarden hebt opgesteld en deze (eventueel) hebt laten controleren door Univé Rechtshulp, kun je je algemene voorwaarden deponeren bij de Kamer van Koophandel of de Griffier van de rechtbank.
Deponeren is niet verplicht maar heeft wel voordelen. Het voordeel is dat je sterker staat in het geval van een conflict. Dat jouw algemene voorwaarden zijn gedeponeerd is namelijk ook een bewijs dat je tussentijds niets in de tekst van de algemene voorwaarden hebt gewijzigd.
Aan het deponeren van de algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel zijn kosten verbonden. Je moet voor jezelf afwegen of de kosten opwegen tegen de voordelen.
Let op: deponeren op zich is niet voldoende om je klant kennis te laten nemen van de algemene voorwaarden.
Algemene voorwaarden digitaal delen
Vanaf 1 juli 2010 kunnen bij alle overeenkomsten de daarop van toepassing verklaarde algemene voorwaarden elektronisch verstrekt worden. Er zit hierbij echter nog wel een addertje onder het gras. Het elektronisch ter beschikking stellen van algemene voorwaarden kan alleen als de andere partij daar uitdrukkelijke instemming voor heeft gegeven.
Dat lijkt onhandig, omdat het suggereert dat men eerst moet vragen of het e-mailen van de algemene voorwaarden akkoord is, en pas daarna de voorwaarden daadwerkelijk kunnen worden opgestuurd. De wetgever lijkt echter een minder strenge eis te stellen: het gaat er om dat de andere partij uitdrukkelijk moet zijn gewezen op de elektronische toezending, zodat hij daar bezwaar tegen kan maken.
Algemene voorwaarden kunnen dus rechtsgeldig per e-mail of internet worden toegestuurd, maar alleen indien vooraf de goede bewoordingen worden gebruikt.
Zijn algemene voorwaarden verplicht voor zzp’ers?
Werken met algemene voorwaarden is niet verplicht, maar wel handig. Ze geven je zekerheid, want je hebt de wederzijdse rechten en plichten vastgelegd. Voor de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden dien je deze wel voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst ter hand te stellen van je klant. Dit kun je bijvoorbeeld doen door de algemene voorwaarden op de achterzijde van je offerte af te drukken.
Heel wat kleinere ondernemingen werken zonder algemene voorwaarden. Met name zzp’ers en freelancers. Dit terwijl zij juist kwetsbaar en afhankelijk zijn van bepaalde inkomstenbronnen en leveringen. Wanneer je een geschil krijgt met een afnemer sta je wettelijk gezien niet sterk wanneer je geen algemene voorwaarden hebt. Of wanneer deze niet op orde zijn.
De Algemene Voorwaarden kunnen je (binnen redelijke grenzen) ook helpen bij het beperken van je aansprakelijkheid. Het is daarom voor iedereen die een eigen bedrijf heeft, verstandig om algemene voorwaarden op te stellen en te gebruiken.
Juridisch advies nodig?
Heb je een zakelijke rechtsbijstandverzekering van Univé en wil je jouw algemene voorwaarden laten controleren? Neem dan gerust contact met ons op. We kijken graag met je mee. Of gebruik een van onze voorbeelden als basis voor jouw algemene voorwaarden.
Voorbeelden algemene voorwaarden
Deel dit bericht